DMS InfoOffice 5.0
Unternehmens-Software InfoOffice
Setronic beschäftigt sich seit der Jahrtausendwende mit der Verwaltung von Informationen und Dokumenten in elektronischer Form. Das Entwickler-Team stammt aus namhaften Häusern wie IBM, NEC und Siemens.
Bei der Grundsteinlegung für das Produkt InfoOffice im Jahr 2002 wurden von Beginn an Technologien mit Bestand aber auch mit Geschichte ausgewählt. Vielfältige Funktionen wie vollautomatische Belegverarbeitung mit Workflow Management, Wiedervorlagen, Berechtigungsfunktionen und Sicherheitsmechanismen und eine Vielzahl an Schnittstellen zu ERP- und Office-Systemen sind Ihr Garant für eine professionelle Integration in Ihre Unternehmens-Strukturen.
Unabhängig von der Unternehmensgröße hat die Übermittlung von Informationen, egal in welcher Form, sehr stark zugenommen. Manch einer spricht von Datenflut. Heute wird ein Unternehmen nur Erfolg haben, wenn alle Informationen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle sofort zur Verfügung stehen. Um diesen enormen Mengen an Daten einen entsprechenden Fluss zu verleihen, wird InfoOffice in Prozesse des Unternehmens eingegliedert. Eine effiziente und zeitnahe Verarbeitung wird die Leistungsfähigkeit ihres Unternehmens sofort und spürbar steigern.
Wir bringen Licht in dunkle Archive!
- Prozesse oder Workflow
Die direkte Umsetzung nach der Archivierung und der Weg in Richtung „papierloses Büro“. Papierlos wird es in der nahen Zukunft nicht ganz geben, aber papierarm soll der Weg sein. Das gezielte weitergeben von Informationen und Dokumenten wird Ihrem Unternehmen Zeit und Geld einsparen. Diese Ersparnis ist mess- und spürbar. Verschiedene Studien haben sich damit bereits auseinandergesetzt und kommen alle zu einem Ergebnis: Papier ist geduldig. - Belegerkennung
Die neu entwickelte Adress- und Belegerkennung Process-Plus verwendet einen Algorithmus zur Erkennung von Textpassagen, der Fehler beim Einscannen oder beim Dokumenteneinzug „verzeiht“. Es werden von uns keine Formularrahmen- oder Formen-Erkennungen durchgeführt. Die Erkennung erfolgt durch geometrische Berechnungen über den gesamten Inhalt des Schriftstückes. In diesem Bereich lässt sich die größte Ersparnis an Arbeitszeit und Ablageaufwand erzielen. Dokumentenabhängige Prozesse, bis hin zur kreditorenabhängigen Sonderbehandlung, werden über ein dynamisches Regelwerk behandelt. Automatische Vorschläge zu auftragsabhängigen Zusammenführungen von Lieferscheinen zur Rechnung etc. können veranlasst werden. Eine Übergabe der erkannten Formulardaten wie: Kreditor, Belegart, Belegnummer, Lieferdatum bis hin zu den Beträgen erfolgt dann in einem geforderten Format. Hier kann zwischen einer direkten Datenbankanbindung, einem CSV, XML oder JSON Export gewählt werden.
Die modernste Art der Erkennung und Auswertung über ZUGFeRD, dem elektronischen Inhalt in modernen PDF-Dokumente ist bereits Sichergestellt. InfoOffice ist ZUGFeRD-kompatible Software. - E-Mail Archiv
Heute werden in E-Mails viele geschäftskritische Informationen übermittelt. Diese gehören dann genauso in die Prozesse des Unternehmens eingebunden wie das althergebrachte Papier. Die Inhalte von E-Mails werden ebenso der intelligenten Volltextsuche zugeführt und machen somit die elektronische Post lesbar und durchsuchbar. Anhänge lassen sich separat archivieren, das erleichtert die Arbeit mit z.B. Rechnungen, die elektronisch versendet wurden.
Eine Nachverfolgung von der gesamten Korrespondenz ist ebenfalls zuschaltbar. Ihnen entgeht somit keine Nachricht, egal von welchem Postfach aus geantwortet/geschrieben wurde. Ein InfoOffice AddOn für Outlook / Exchange und Tobit / David steht hier aktuell zur Verfügung.
e-Document (Elektronische Rechnung)
Umgekehrt können Ihre im ERP-System erstellten Rechnungen über einen Prozess direkt aus dem E-Mail Management versendet werden. InfoOffice übernimmt den rechtssicheren Versand Ihrer elektronischen Dokumente und protokolliert diesen revisionssicher. - Mobilgeräte
Das moderne Zeitalter der Smartphones und Tablets fordert auch eine Anbindung dieser Geräte. Über Web-Oberflächen lassen sich auf allen bisher getesteten Betriebssystemen der verschiedensten Hersteller eine Ansicht der Dokumente erreichen. Informationen, wie zeitkritische Benachrichtigungen oder Hinweise auf Prozesse, können auf mobilen Geräten per E-Mail empfangen werden. Ebenfalls ist auch die aktive Antwort auf erhaltene Prozessanfragen bzw. sogar der Aufruf von Prozessen von fast jedem Online-Medium möglich. - Intelligente Volltext-Suche
Es werden Inhalte aus allen eingescannten Belegen über modernste OCR lesbar gemacht sowie E-Mails (inklusive deren Anhänge) ausgelesen. Selbst Word und Excel-Dokumente werden auf lesbare Inhalte untersucht. Alle Informationen, die Sie benötigen, liegen in minimalster Zeit vor.
Mappen, Tackern, Verschlagwortung
Die Zusammenhänge können über Klassen oder Suchketten hergestellt werden, Indizierungen auf Debitoren oder Kreditoren Akten sind selbstredend hinterlegt.
» Eine Zuordnung in frei definierten Mappen oder Ordnern erleichtert die Ablage.
» Tackern oder Heften von z.B. Lieferscheinen an die Rechnung sind Bestandteil.
» Revisionen von Dokumenten werden weitgehend automatisch erstellt.
» Die Vergabe von freien Merkmalen oder Notizen/Vermerken auf Dokumenten vervollständigen die Ablage.
PDF-Editor und Stempel
Das freie Beschriften von PDF-Dokumenten ist ein Hauptleistungsmerkmal. Stempel in allen Formen und Ausprägungen können vom Sachbearbeiter in gewohnter Arbeitsweise elektronisch aufgebracht werden. Ihre bisherige Arbeitsweise mit Stempeln wird in die neuen Prozesse übernommen. - Einfachste, kinderleichte Bedienung
„Kinderleicht“ soll es sein, alles auf „Knopfdruck“ parat liegen?
InfoOffice wird Sie überzeugen genau das leisten zu können! Eine einfache, intuitiv zu bedienende Oberfläche die ohne großen Aufwand an Schulungen und Trainings eingesetzt werden kann.
